Agent d'Accueil - Administratif H/F - L'a.Boreale
- CDD
- L'a.Boreale
Les missions du poste
L'a.Boreale, agence d'aide à domicile depuis 2010 recherche un-e agent d'accueil/administratif pour un remplacement de congé maternité.
Accueil téléphonique :
- Répondre aux demandes simples des clients et des salariés (plannings, factures, absences, problème d'application, changement de coordonnées).
- Rédaction des nouvelles demandes et inscription au logiciel XIMI.
- Positionner les entretiens d'embauche et inscription au logiciel XIMI dans la CVtec. Demande par mail des documents nécessaires à l'entretien.
- Faire les appels de prévenance de changement de planning client/salarié.
- Faire les appels pour la maintenance du matériel.
- Des transmissions complètes et bien rédigées.
- Savoir faire barrage et juger le degré d'urgence pour la prévenance des responsables de secteur.
- Recrutement.
Missions administratives :
- Gestion du courrier quotidien.
- Gestion de l'envoi des factures papiers (mise sous pli, relance des demandes de timbres, envoi).
- Mise à jour du portable d'astreinte (numéros et photo).
- Préparer les dossiers vierges clients /salariés.
- Faire le réassort des documents administratifs.
- Faire le réassort du matériel de protection.
- Gestion des stocks.
- Mise à jour de la CVtec.
- Aide ponctuelle aux responsables de secteur.
Contrat CDD temps partiel avec la possibilité d'une immersion ou d'une formation avant l'embauche pour les personnes ayant besoin de d'approfondir leurs compétences.
Horaires: 9h-13h du lundi au vendredi (12h30 le mercredi)
Salaire: 12.31 euros brut/h.
*************** Possibilité d'astreinte de TERRAIN. Une expérience dans le secteur de l'aide à domicile est très appréciée ***************
Le poste demande beaucoup de polyvalence.
Le profil recherché
Experience: 6 Mois - Sur même type de poste idéalement
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques
Langues: Français souhaité
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Aide à domicile
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Techniques de secrétariat,Utilisation de logiciels spécialisés,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques
Langues: Français souhaité
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Aide à domicile
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences requises
- Reporting
- Logiciels bureautiques
- Autonomie
- Gestion des stocks
- Gestion du réassort
- Techniques de communication
- Facturation
- Traitement du courrier
- Français
- Permanence téléphonique
- Prise de note
- Maintenance de matériel
- Capacité d’adaptation