Agent Chargé de l'Accueil de l'État Civile et des Relations avec l'École H/F - Communes

MISSION GENERALE :

-agent d'accueil à la mairie : accueil et orientation des administrés
- gestion de l'état-civil
- liens permanents avec l'école
- facturation et régie du service restauration scolaire

Activités et tâches principales du poste :

- accueil physique et téléphonique du public : état civil, élections, demande de documents administratifs, service à la population.
- Compétences Etat-civil : connaissances juridiques dans les domaines concernés (droit de la famille, code civil, ....) maîtrise du logiciel BL e.GRC, saisie et validation des différents actes d'état civil
- Maîtriser les différentes plateformes associées.
- Liens avec les écoles :
o Contrôler et transmettre les dossiers d'inscriptions des élèves ;
o Etablir les listes des élèves hors commune , suivre les conventions avec les communes dont les élèves fréquentent l'école de Martres-Tolosane ;
o Restauration scolaire : gestion des inscriptions sur la plateforme BL enfance néo ; émission des factures sur le logiciel BL enfance, encaissements, gestion de la régie de recettes, génération des impayés, extraction de statistiques (cantine à 1 euro,...)
Activités annexes du poste :
- Travaux de bureautique : traitement du courrier, rédaction et envoi des convocations aux différentes instances municipales, rédaction des arrêtés relatifs aux débits temporaires de boissons, fichiers des congés des agents, CET, mise à jour des formations des agents, courriers divers
- Taches complémentaires en lien avec les différents services administratifs : aide technique, photocopies, mises sous pli, affranchissement du courrier, impression des fichiers pédagogiques de l'équipe enseignante, liens constants avec l'école.
- Évaluation des besoins en fourniture des services, devis, négociation, commandes et suivis des livraisons, rangements et gestion des stocks.

- Compétences techniques :
o Maîtriser la législation en matière d'état civil, droit de la famille, veille juridique indispensable ;
o Maîtriser toutes les étapes liées à la régie de recettes
o Connaître l'environnement de la collectivité.
o Être vigilant et garant de la vie privée des administrés
o Savoir écouter, être capable de prendre rapidement du recul, objectivité,
o Connaître la saisie informatique et les logiciels utilisés par la commune
o Savoir organiser son travail, être rigoureux et consciencieux

- Compétences relationnelles/savoir être :
o Etre discret, courtois
o Avoir l'esprit d'initiative
o Capacité d'adaptation
o Etre autonome
o Ecoute active
o Savoir se remettre en question
o Sens du service public et du travail en équipe
o Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve

• Statistiques
• Travail en équipe
• Veille juridique
• Relation client
• Rigueur et méthode
• Gestion des stocks
• Pro-activité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Recettes
• Encaissement
• Capacité d’adaptation