Assistant Administratif Auprès du Sous-Préfet de Muret H/F - Préfecture de Haute-Garonne

GROUPE RIFSEEP : 1

Vos activités principales:
Assistant administratif de direction : au niveau du secrétariat particulier du sous-préfet et des cadres de la sous-préfecture :
- secrétariat et assistance administrative : coordination sur les missions départementales confiées au sous-préfet de Muret en qualité de référent départemental : cabanisation, France 2030, schéma départemental pour l'accueil des gens du voyage, pôle énergies renouvelables, CODERST, CDAC, urbanisme (avis divergents hors arrondissement et pour l'arrondissement) : préparation des dossiers et des réunions, en coordination avec la secrétaire particulière du sous-préfet (tenue de l'agenda), les cadres de la préfecture et les services extérieurs compétents.
- intérim du secrétariat particulier du sous-préfet en cas d'absence de l'agent titulaire
- gestionnaire fonctions support :
- suivi du budget de fonctionnement de la sous-préfecture : en relation avec le Service des Moyens et du Budget (SMB) au SGCD : passation des commandes, enregistrement et suivi des paiements ;
- prise en charge du traitement du courrier arrivée et départ de la sous-préfecture (affranchissement, tri du courrier pour le réservé et la répartition dans les services internes, gestion des courriers LR/AR), pour l'intérim en cas d'absence de l'agent titulaire ;
- correspondant archives auprès des Archives Départementales pour la conservation et la destruction des archives des services de la sous-préfecture : relations avec la correspondante des archives départementales et le SMB pour organiser les destructions et versements aux archives départementales.
- Mission annexe : assistant de prévention : pour la mise à jour du document unique de la sous-préfecture, les mesures à faire mettre en oeuvre en matière de sécurité et d'hygiène pour le personnel de la sous-préfecture et de la résidence de fonctions (en coordination avec le SGCD, service prévention), avec participation au CSA si sujet mis à l'ordre du jour

Votre environnement professionnel

Activités du service
Secrétariat particulier en lien direct avec le sous-préfet et les cadres de la sous-préfecture

Composition et effectifs du service
La sous-préfecture se compose de 4 cadres de catégorie A, 4 catégorie B, 10 catégorie C de la filière administrative dont 1 contractuel et 2 vacataires, 2 catégorie C de la filière technique ainsi que 3 volontaires du Service Civique

Liaisons hiérarchiques
- Le sous-préfet de Muret
- La secrétaire générale de la sous-préfecture
- La secrétaire générale adjointe de la sous-préfecture

Liaisons fonctionnelles
Services de la sous-préfecture, préfecture, services extérieurs, élus et collectivités, entreprises, associations

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise : requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise : requis

Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau maîtrise : requis
Savoir rédiger - niveau maîtrise : requis
Savoir analyser : niveau maîtrise : requis

Savoir être

Avoir le sens des relations humaines - niveau maîtrise : requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise : requis
Savoir s'exprimer oralement - niveau maîtrise : requis
Savoir accueillir - niveau maîtrise : requis

Durée attendue sur le poste : 5 ans

Vos perspectives :
- accéder à des fonctions d'instructeur de dossiers administratifs complexes (pouvant impliquer des tâches d'encadrement de proximité)
- prendre la responsabilité du secrétariat d'une haute autorité (préfet, directeur régional, etc...)

Emploi fonctionnel :
Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :
https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat
Code fiche de l'emploi (RMFP) : FPEADM03
Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page\_mgmrh/Referentiel\_des\_emplois\_version\_2011\_modifiee\_12\_fevrier\_2015\_copie.pdf
Code fiche de l'emploi (REMI) : ADM005A

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier