Agent d'Accueil - Mairie de Montesquieu Volvestre H/F - 31

6 mois renouvelable, au sein d'une collectivité, il ou elle accueille, oriente et renseigne le public.

Assurer l'accueil physique des administrés et de tout type de public
Assurer l'accueil téléphonique
Orienter le public vers les différents services

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation

Assurer le suivi des associations
Gestion des salles communales

Travail en binôme avec l'agent chargée de l'Etat Civil

Relations quotidiennes avec les autres services municipaux (agents du service enfance-jeunesse, du service administratif, du service entretien et du service technique, de la police municipale).
Accueil physique et téléphonique
- Ouverture de la mairie sur horaires public,
- Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques,
- Renseigner les administrés et les orienter vers les services compétents le cas échéant,
- Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre aux services,
- Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires,
- Délivrer des documents administratifs (cartes déchetterie, .....).

Gestion du courrier

- Courrier arrivée : Récupérer, enregistrer et dispatcher le courrier selon les instructions.
- Courrier départ : Affranchir le courrier et le déposer à la poste.

Secrétariat général

- Prendre les rendez-vous (Maire, élus et DGS),
- Envoyer les courriers à la demande de la hiérarchie,
- Mise à jour du fichier d'adresses mail
- Faire les photocopies, impressions,
- Afficher les arrêtés et actes municipaux quand nécessaire,
- Gérer les tableaux d'affichage selon besoins,
- Gérer les boites Accueil et Commune,
- Déclaration des pannes SDEHG, Enedis ...
- Tiers lieu, suivi du planning et gestion des clés
- Participation à la Lettre info/bulletin information

Services à la population et aux associations

- Renseigner les administrés et favoriser la mise en relation avec les associations communales et/ou les différents services (réception et transmissions des différentes demandes),
- Emettre les cartes de déchetteries, envois gratuité transports...
- Gérer le planning des demandes de prêt/location des salles communales et le transmettre à la commission vie associative et aux services techniques,
- Réceptionner les dossiers pour la location des salles et déclencher la facturation en fin de mois,
- Enregistrer la remise et le retour des clefs des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés,
- Réaliser les conventions de mise à disposition des salles en lien avec la commission associative,
- Assurer le suivi des dossiers des associations (statuts, courriers, demandes de subvention, guide des associations, forum des associations...) en lien avec la commission associative.