Secrétaire du Maire - Mairie de la Salvetat St Gilles H/F - 31

La Salvetat Saint Gilles est une commune située dans le département de la Haute Garonne en région Occitanie, au Sud-Ouest de Toulouse et compte environs 8500 habitants sur 5.75 km2. Proximité, valeur et partage sont les valeurs fondamentales associées à notre commune.

Sous l'autorité de la Direction générale des services et en lien direct avec le maire, vous assurez le suivi administratif et organisationnel des instances municipales, des scrutins et du recensement. Vous préparez et coordonnez les conseils municipaux, organisez les opérations électorales, supervisez le recensement de la population et assurez le secrétariat administratif général du maire. Ce poste polyvalent requiert rigueur, discrétion, sens de l'organisation et maîtrise des procédures administratives.

Missions et activités

o Accueil téléphonique et physique du cabinet du Maire.
o Gestion des courriers, notes, mails de Monsieur le Maire, des élus et du DGS.
o Être garant de la bonne tenue et cohérence des agendas des Elus.
o Préparer et rédiger les documents administratifs.
o Préparer, organiser et assurer le suivi des conseils municipaux (convocations, ordre du jour, procès-verbaux, transmission au contrôle de légalité).
o Suivi des instances, processus et circuits décisionnels des assemblées délibérantes.
o Assurer l'organisation administrative et logistique des élections (listes électorales, bureaux de vote, résultats).
o Participer à la mise en application des décisions prises par l'exécutif et en assurer le suivi.
o Préparer et mettre en forme des arrêtés municipaux selon les thématiques.
o Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques.
o Bâtir une relation de confiance avec le maire.
o Contribuer à la rédaction des éléments de communication du Cabinet du Maire : notes, courriers, réponse aux administrés, argumentaires, comptes rendus, synthèses, ...
o Assurer l'interface entre le Cabinet et la Direction Générale des Services et différents services partenaires.
o Représenter ou assister la Direction du Cabinet et les Elus dans des réunions techniques, commissions, manifestations publiques.
o Recevoir, si nécessaire, les différents acteurs, partenaires institutionnels ainsi que réguler et répondre aux demandes des administrés.
o Participer, voire animer des réunions.
o Organiser un recueil centralisé d'informations et une veille constante sur un ensemble très riche et très diversifié d'acteurs et d'évènements de la vie locale de la commune et ses quartiers.
o Monter des dossiers complexes incluant une dimension juridique.
o Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs.
o Aspects organisationnels et logistiques du recensement de la population tous les 5 ans.